Con la entrada en vigor del nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), muchas organizaciones deben llevar a cabo una serie de cambios en el uso de los datos personales que manejan. Muchos de estos cambios tienen que ver con la privacidad y la seguridad de los datos. Ya sean datos de empleados, proveedores o clientes. Haciendo que tengan la obligación de realizar su almacenamiento y uso más seguros. En este sentido, los equipos de impresión ofrecen funciones que nos permiten proteger los datos impresos dentro de las empresas.

Tu equipo de impresión y el GDPR

1. Asegura que la persona adecuada recoja el documento

Para proteger los documentos impresos y hacer que lleguen a las personas adecuadas, es necesario implementar un mecanismo que asegure la presencia del usuario frente al equipo. Así evitamos la fuga de información. Para esto, la herramienta Secure Print+ que Brother incorpora en las impresoras profesionales, es de gran utilidad. Esta herramienta hace que los trabajos sean liberados de la cola de impresión por el usuario propietario, mediante una tarjeta de identificación NFC.

2. Cifrado de datos mediante SSL

La encriptación entre el ordenador y el equipo de impresión es otro aspecto a tener en cuenta para proteger los datos impresos. De esta forma nos aseguramos de que la información que vamos a imprimir viaje encriptada. Esta necesidad también la tiene resuelta Brother con el certificado SSL (Secure Socket Layer). Esta herramienta utiliza algoritmos de cifrado para codificar los datos que se transmiten e impedir que los hackers lean los datos que se envían a través de la conexión.

3. Impresión segura

Esta herramienta protege los datos impressos mediante un número PIN de 4 dígitos, que se tiene que introducir en el panel de la impresora para liberar el documento de la cola de impresión. Lo que retrasará la impresión hasta que el usuario se encuentre físicamente frete al equipo. Una vez finalizada la impresión, el documento se elimina de forma permanente.

4. Restricción de funciones de impresión

Establece parámetros de seguridad o restricciones en las funciones de tu impresora. De esta forma podrás decidir quién tiene acceso a las distintas funciones de la máquina: copiado, impresión, escáner y fax. Así, podemos proteger los datos impresos evitando que los datos se reproduzcan innecesariamente.

Como ves, tus equipos de impresión pueden ser de gran ayuda a la hora de cumplir con el nuevo reglamento y proteger los datos impresos. Si necesitas más información o te podemos ayudar a elegir tu nuevo equipo de impresión ponte en contacto con nosotros.